Jak wybrać program do fakturowania?
Fakturowanie to jeden z podstawowych procesów w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Wybór odpowiedniego programu do wystawiania faktur może znacząco ułatwić zarządzanie finansami, poprawić kontrolę nad płatnościami i ograniczyć błędy księgowe. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które różnią się funkcjonalnościami, ceną i łatwością obsługi. W tym artykule omówimy kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania.
Najważniejsze funkcje programu do fakturowania
Dobry program do fakturowania powinien zapewniać nie tylko możliwość wystawiania faktur, ale także dodatkowe funkcjonalności, które ułatwią prowadzenie biznesu. Oto najważniejsze cechy, które warto wziąć pod uwagę:
1. Rodzaje obsługiwanych dokumentów
Podstawową funkcją programu jest generowanie faktur, ale w zależności od potrzeb firmy warto sprawdzić, czy obsługuje on także inne dokumenty, takie jak:
- Faktury VAT, faktury pro forma i faktury korygujące,
- Rachunki dla osób zwolnionych z VAT,
- Paragony fiskalne i raporty sprzedaży,
- Noty księgowe i dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne),
- Faktury w walutach obcych i faktury eksportowe.
2. Integracja z innymi systemami
Dobre oprogramowanie powinno współpracować z innymi narzędziami, np.:
- Programami księgowymi (np. Optima, Rachmistrz),
- Systemami płatności online (np. PayU, Przelewy24),
- Platformami e-commerce (np. Shopify, WooCommerce),
- Bazami danych klientów (np. CRM).
Integracja ułatwia automatyzację wielu procesów i oszczędza czas.
3. Automatyzacja i raportowanie
Nowoczesne programy do fakturowania powinny oferować funkcje, które pomagają w zarządzaniu finansami, np.:
- Automatyczne przypomnienia o płatnościach dla klientów,
- Możliwość generowania raportów sprzedaży i analizy przychodów,
- Opcję wysyłania faktur bezpośrednio do klientów z poziomu programu,
- Archiwizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Obsługa JPK i zgodność z przepisami
W Polsce przedsiębiorcy są zobowiązani do generowania i wysyłania plików JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny). Warto sprawdzić, czy wybrany program umożliwia eksportowanie danych w odpowiednim formacie oraz czy jest zgodny z aktualnymi przepisami podatkowymi.
Program desktopowy czy chmurowy?
Wybierając oprogramowanie do fakturowania, warto zastanowić się, czy lepiej sprawdzi się program instalowany na komputerze, czy rozwiązanie działające w chmurze.
Programy desktopowe
✅ Nie wymagają dostępu do internetu – działają lokalnie na komputerze.
✅ Dane są przechowywane na własnym dysku, co zwiększa bezpieczeństwo.
✅ Są często jednorazowo płatne, bez konieczności opłacania abonamentu.
❌ Trzeba samodzielnie dbać o aktualizacje i kopie zapasowe.
❌ Dostęp do danych jest ograniczony do jednego urządzenia.
Programy chmurowe (online)
✅ Możliwość dostępu z dowolnego urządzenia i miejsca.
✅ Automatyczne aktualizacje i kopie zapasowe.
✅ Możliwość współpracy z księgowym w czasie rzeczywistym.
✅ Integracja z innymi usługami online.
❌ Wymagają stałego dostępu do internetu.
❌ Często wiążą się z miesięcznym abonamentem.
Jeśli prowadzisz małą firmę i wystawiasz faktury sporadycznie, program desktopowy może być wystarczający. Natomiast w przypadku większych przedsiębiorstw lub pracy zdalnej, lepszym wyborem będzie system online.
Najpopularniejsze programy do fakturowania w Polsce
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do wystawiania faktur. Oto kilka najczęściej wybieranych przez przedsiębiorców:
1. Fakturowania.pl
- Prosty w obsłudze i intuicyjny,
- Dostępny w wersji darmowej z podstawowymi funkcjami,
- Możliwość wystawiania faktur w różnych walutach.
2. iFirma
- Zintegrowany z systemami księgowymi,
- Możliwość prowadzenia pełnej księgowości online,
- Obsługa plików JPK i raportów podatkowych.
3. inFakt
- Idealny dla małych firm i freelancerów,
- Automatyczne generowanie faktur cyklicznych,
- Możliwość współpracy z księgowym w aplikacji.
4. FakturaXL
- Przystępny cenowo i łatwy w obsłudze,
- Obsługuje faktury VAT, rachunki i paragony,
- Wersja darmowa z ograniczoną liczbą faktur.
5. Comarch ERP XT
- Idealny dla większych firm,
- Zaawansowane raportowanie i integracja z magazynem,
- Możliwość wystawiania faktur pro forma i korekt.
Wybór odpowiedniego programu zależy od potrzeb Twojego biznesu – warto przetestować kilka opcji przed podjęciem decyzji.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Przed podjęciem decyzji o wyborze oprogramowania do fakturowania, warto wziąć pod uwagę kilka czynników:
✅ Koszt – czy program oferuje darmową wersję, czy wymaga abonamentu?
✅ Łatwość obsługi – czy interfejs jest intuicyjny i dostępny dla osób bez doświadczenia w księgowości?
✅ Bezpieczeństwo danych – czy program stosuje odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie i kopie zapasowe?
✅ Dostęp do wsparcia technicznego – czy firma oferuje pomoc w razie problemów?
✅ Dodatkowe funkcje – np. automatyczne przypomnienia o płatnościach, integracje z innymi systemami.
Dobrze dobrany program do fakturowania to nie tylko oszczędność czasu, ale także większa kontrola nad finansami firmy.
Podsumowanie
Wybór programu do fakturowania powinien być dostosowany do specyfiki Twojej firmy. Warto zwrócić uwagę na funkcjonalność, integracje z innymi systemami oraz łatwość obsługi. Przed podjęciem decyzji warto przetestować kilka opcji – wiele programów oferuje darmowe wersje próbne, które pozwalają sprawdzić ich możliwości w praktyce.
Dzięki dobrze dobranemu narzędziu proces fakturowania stanie się szybki, wygodny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
